Algemene voorwaarden voor studiereizen van KILROY

De onderstaande algemene voorwaarden zijn van toepassing als je een groepsreis bij KILROY Groups boekt.

Algemene voorwaarden KILROY Groups

PDF Algemene voorwaarden downloaden.

1. Definitie van “groepsreis”.
Een groepsreis is in de gebruikelijke betekenis van het woord geen "pakketreis", maar een op maat samengesteld aanbod, dat overeengekomen wordt tussen één (contact)persoon namens een aantal personen en KILROY.

2. Prijs van de reis.
De prijs van de reis omvat de in de bevestiging vermelde prestaties, die bij de reis zijn inbegrepen.

De prijs is afhankelijk van het aantal personen dat op de orderbevestiging is aangegeven. Een vermindering van het aantal reizigers zal normaal gesproken altijd een verhoging van de prijs betekenen. Het is belangrijk dat de hoofdboeker van de groep zich ervan bewust is dat de prijs, tenzij schriftelijk anders vermeld, normaal gesproken zal toenemen indien het aantal reizigers in de groep vermindert. Meer informatie over bescherming tegen annulering is te vinden in §8. Bijzondere overeenkomsten op basis van specifieke wensen van de groep moeten - om geldig te zijn - rechtstreeks uit de overeenkomst blijken.

3. Betaling.
3.1 (Aan-)betaling
De reis kan enkel bevestigd worden op basis van de (aan)betaling, de uiterlijke betaaldatum en het (aan) te betalen bedrag staan vermeld op de offerte. 3.2

3.2 Restbetaling
Indien er is aanbetaald, dan dient het restbedrag op de – zoals op de offerte aangegeven – datum voldaan te worden. Doorgaans zal dit uiterlijk 10 weken vóór de vertrekdatum zijn, tenzij dus anders is bepaald. Het niet tijdig voldoen van het restbedrag wordt als een afbestelling beschouwd, wat tot gevolg heeft dat de regels betreffende annulering (zie §6) van kracht worden.

3.3 Eindafrekening
Indien er na de restbetaling/afrekening wijzigingen optreden die een extra facturatie of terugbetaling vereisen, moet het restbedrag vóór het vertrek bij KILROY toekomen.

3.4 Betaalmogelijkheden
KILROY biedt de volgende betaalmogelijkheden:

  • iDEAL;
  • Creditcard (Mastercard of Visa), hier geldt een toeslag van 1,5% over het te betalen bedrag;
  • Overschrijving.

4. Prijsaanpassingen na het sluiten van de overeenkomst.
KILROY maakt voorbehoud voor prijsaanpassingen na het sluiten van de overeenkomst of de uitgifte van de prijslijst. Zoals eerder vermeld zijn de prijzen gebaseerd op het aantal deelnemers en een aantal andere prestaties.

KILROY heeft alleen het recht de voor de reis overeengekomen prijs te verhogen ten gevolge van wijzigingen in:

  1. Het aantal deelnemers;
  2. Transportkosten, met inbegrip van wijzigingen van brandstofprijzen;
  3. belastingen, taksen of kosten voor bepaalde diensten en prestaties, zoals luchthaven-, haven-, landings- of vertrektaksen;
  4. Valutakoersen die gebruikt zijn voor de berekening van de prijs voor de desbetreffende reis.

De prijs kan zowel naar beneden als naar boven aangepast worden. De overeengekomen prijs voor de reis kan binnen een termijn van 14 dagen vóór het vertrek niet gewijzigd worden. Prijsverhogingen geven geen bijzonder recht om de reis te annuleren.

5. Deelnemers en overdracht van de reis.
5.1 Namenlijst
De namenlijst is een belangrijk aspect van de werkprocedure tussen KILROY en onze samenwerkende partners zowel in het binnen- als het buitenland. Daarom dient de groep een correct ingevulde namenlijst te versturen binnen de termijn die op de orderbevestiging wordt aangegeven. De namenlijst moet identiek zijn aan de officiële vermelding in het paspoort van de deelnemers. Hierbij gaat het om de eerste voornaam en gehele achternaam/achternamen.

5.2 Indeplaatsstelling
Individuele personen kunnen normaal gesproken tot zes weken vóór het vertrek een reis overdragen aan een andere persoon, indien die persoon aan de voor de reis gestelde voorwaarden voldoet, inclusief de voorwaarden m.b.t. het paspoort, het visum en de vaccinatiebepalingen. De regelgeving hieromtrent kan per boeking verschillen en is terug te vinden op de orderbevestiging. Afhankelijk van de overdrachtstermijn en het type product kunnen er kosten gerekend worden voor de indeplaatsstelling, deze staan altijd vermeld op de offerte en orderbevestiging.

KILROY heeft het recht om de overdracht van de reis aan een andere persoon te weigeren indien dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld wegens beslissingen aan de kant van de vervoersbedrijven waarmee gewerkt wordt, en/of de autoriteiten.

6. Annulering door individuele personen of door de groep.
Zoals vermeld in §2 is de prijs afhankelijk van het aantal deelnemers. Om die reden betekent een annulering door individuele personen, behoudens de onderstaande voorwaarden, normaal gesproken dat het resterende deel van de groep een hogere prijs zal moeten betalen dan de prijs die in de orderbevestiging vermeld is.

Onder “annulering” en “wijziging” wordt het volgende begrepen:

  • Annulering van de hele reis;
  • Uitval van deelnemers aan de reis;
  • Wijziging van de reisroute, het reisdoel of de vertrekdatum.

Hierna volgen onze annulering- en wijzigingsregels:

  • Bij annulering of wijziging meer dan zes weken vóór het vertrek wordt de voor bevestiging noodzakelijke en voldane (aan)betaling niet terugbetaald;
  • Bij annulering of wijziging minder dan zes weken vóór het vertrek wordt de prijs van de volledige reis niet terugbetaald.

7. Annulering in geval van oorlogshandelingen, natuurrampen e.d. op de plaats van het reisdoel.
Bij het bevestigen van de reis kan door de groep optioneel een garantie van het Calamiteitenfonds worden afgesloten, voor het geval (vanaf 30 dagen) voor of tijdens de reis een calamiteit plaatsvindt. Een calamiteit is een “door molest of een natuurramp veroorzaakte abnormale gebeurtenis”, een bijzondere situatie die veroorzaakt is door molest of een natuurramp en die zeer ongewoon is in het bezochte land in een bepaalde periode. Onder de garantie van het Calamiteitenfonds vallen alle onder de (ANVR-)reisvoorwaarden met een deelnemende reisorganisatie gesloten reisovereenkomsten, overeenkomsten van vervoer (niet zijnde luchtvervoer) en overeenkomsten van verblijf. Het moeten bovendien toeristische reizen (vakanties) betreffen. Onder deze definitie vallen ook de zogenoemde eigen-vervoerreizen en buspendels. Losse huurovereenkomsten, zoals bijvoorbeeld de huur van een auto, vallen niet onder de garantieregeling evenmin als losse overeenkomsten van luchtvervoer. Zodra er een dekkingsbeperking voor een land of gebied is vastgesteld door het Calamiteitenfonds kan de reis vanaf 30 dagen vóór de overeengekomen reisdatum kosteloos geannuleerd worden. Indien de vastgestelde calamiteit plaatsvindt tijdens de reis, vergoedt het Calamiteitenfonds de meerkosten van de reisaanpassing. Als de reis moet worden afgebroken vergoedt het Calamiteitenfonds de meerkosten van de repatriëring naar Nederland en wordt een vergoeding voor niet genoten reisdagen gegeven. Indien een vastgestelde calamiteit heeft voorgedaan dient de groep de instructies van KILROY of de lokale partner op te volgen, en wordt de groep op de hoogte gebracht van de afwikkelingsprocedure van een schadeclaim bij het Calamiteitenfonds.

8. Annulering wegens ziekte e.d.
De groep of individuele personen uit de groep kunnen binnen zeven dagen na bevestiging van de reis een annuleringsverzekering afsluiten. Er zijn hier twee mogelijkheden:

  • Een individuele, aflopende annuleringsverzekering waarbij de deelnemer bijv. verzekerd is in geval van ernstige ziekte of ongevallen van zichzelf, of levensgevaarlijke ziekte of ongevallen van familie in eerste en tweede graad;
  • Een groepsannuleringsverzekering, waarbij de deelnemers verzekerd zijn ten opzichte van elkaar.

9a. Afwezigheid op de reis, ontbrekend paspoort/visum, vaccinatie e.d.
De reizigers hebben de plicht zelf informatie op te zoeken aangaande de regels die gelden voor paspoorten, visa en vaccinatieverplichtingen. Indien de deelnemers of individuele personen geen Nederlands paspoort hebben, wordt de groep verzocht vóór het bestellen van de reis contact op te nemen met de respectieve consulaten en/of ambassades teneinde inlichtingen te verkrijgen betreffende de inreis- en transitbepalingen die voor de desbetreffende reis gelden. De groep zorgt zelf voor de aanschaf van de voor de reis benodigde paspoorten, visa, vaccinaties e.d. Indien een deelnemer niet op tijd voor de bovenstaande zaken heeft gezorgd of anderszins afwezig blijft van de reis, wordt dit als een annulering beschouwd en wordt de prijs van de reis daarom niet terugbetaald.

9b. Afwezigheid op delen van de reis.
Indien de reiziger geen gebruik wenst te maken van bepaalde delen van het bestelde reisarrangement, moet dit zo spoedig mogelijk en vóór het vertrek aan KILROY meegedeeld worden. Indien de reiziger bij het vertrek van de reis afwezig is, wordt dit als een annulering van de volledige reis en de overige bestelde arrangementen beschouwd. Dit geeft hem geen recht op bijzondere kortingen op de verkoopprijs of op terugbetaling. Eventuele wijzigingen of annuleringen van delen van het bestelde arrangement gebeuren op aanvraag en kunnen bijkomende kosten met zich meebrengen.

10. Wijzigingen in de reisovereenkomst van de kant van KILROY vóór het vertrek.
Mocht KILROY zich ertoe genoodzaakt zien om vóór het vertrek wijzigingen in de reisovereenkomst aan te brengen, dan zal de groep hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gebracht.

KILROY heeft het recht de reis te annuleren indien:

  • Het aantal ingeschreven gegadigden voor de reis wegens annulering kleiner is dan het in de overeenkomst of in deze reisbepalingen aangegeven minimum, en de groep binnen een redelijke termijn hiervan op de hoogte is gebracht;
  • De annulering of de ontbrekende naleving te wijten is aan externe omstandigheden die KILROY, of iemand waarvoor KILROY verantwoordelijk is, niet voldoende nauwkeurig had kunnen voorzien toen de overeenkomst gesloten werd, en evenmin had kunnen voorkomen of verhelpen;
  • De annulering te wijten is aan overmacht of omstandigheden die lijken op overmacht.

KILROY heeft het recht wijzigingen in de reisovereenkomst aan te brengen indien:

  • De in de reisovereenkomst aangegeven vervoersmaatschappij tijdswijzigingen doorvoert.

11. Dekking bij faillissement.
KILROY is lid van Stichting Garantiefonds Reisgelden (SGR), hiermee is de groep ervan verzekerd dat het vooruitbetaalde reisgeld door SGR wordt terugbetaald als de organisator door financieel onvermogen de tegenprestatie niet meer kan nakomen. Indien het faillissement (mede) het vervoer betreft en de groep zich al op plaats van bestemming bevindt, zal SGR zorgdragen voor een alternatieve terugreis. Onder de garantie van SGR vallen met SGR-deelnemers afgesloten reisovereenkomsten, overeenkomsten van verblijf en overeenkomsten van vervoer (behalve losse vliegtickets of autohuur).

12. Reisbescheiden.
De benodigde reisbescheiden worden uiterlijk 2 weken voor de dag van vertrek toegestuurd. Bij ontvangst van de reisbescheiden is het de verantwoordelijkheid van de groep om te controleren of de door KILROY ter zake bevestigde prestaties en voorwaarden in overeenstemming zijn met de bestelling.

13a. Verantwoordelijkheid van KILROY voor het afwikkelen van de reis.
KILROY is verantwoordelijk voor de in de orderbevestiging bevestigde reis. Indien de groep onderweg of op het reisdoel gebreken vaststelt, moet de groep de desbetreffende leverancier/de plaatselijke partner van KILROY die op de voucher van de groep vermeld staat, hiervan onmiddelijk op de hoogte brengen. Indien het probleem niet op bevredigende wijze wordt opgelost, dient de groep onmiddellijk contact op te nemen met KILROY, zodat KILROY de mogelijkheid krijgt om het gebrek binnen een redelijke termijn te verhelpen. Indien de groep de desbetreffende leverancier of KILROY niet onmiddellijk op de hoogte brengt van eventuele gebreken, vervallen eventuele vorderingen in dit verband.

Indien het probleem binnen een redelijke termijn en zonder beduidend nadeel voor de groep verholpen wordt, kan er geen eis tot schadevergoeding tegen KILROY worden ingediend. Een vordering kan alleen ingediend worden indien de groep beschikt over een schriftelijke bevestiging waaruit blijkt dat er bezwaar wegens gebreken is aangetekend tegenover KILROY, het hotel, de vervoerder, enz. Een eventuele klacht moet uiterlijk één maand na de terugkeer bij KILROY ingediend worden. Gebeurt dit niet, dan vervalt het recht om bezwaar aan te tekenen. KILROY dient binnen één maand na ontvangst van de klacht een reactie te geven.

KILROY is aansprakelijk voor gebreken, tenzij:

  • Het gebrek te wijten is aan een niet-geïmpliceerde derde;
  • Het gebrek te wijten is aan externe omstandigheden die KILROY of iemand waarvoor KILROY aansprakelijk is, bij de bestelling niet voldoende nauwkeurig had kunnen voorzien;
  • Het gebrek te wijten is aan overmacht of omstandigheden die lijken op overmacht.

13b. Geschillen.
Indien een eventuele klacht niet minnelijk kan worden opgelost, kan deze tot 12 maanden nadat de klacht is ingediend bij de reisorganisator, door de reiziger worden voorgelegd aan de onafhankelijke Geschillencommissie Reizen, Postbus 90600, 2509 LP Den Haag (www.degeschillencommissie.nl).

14. Reisverzekering.
De groep of individuele personen uit de groep kunnen tot vijf dagen voor vertrek een reisverzekering afsluiten. Hiermee kunnen zij zich verzekeren voor o.a. schade en diefstal van reisbagage, reisongevallen, medische kosten en S.O.S-kosten. 15. Bagage en bagageverzekering.

Voor bus- en vliegreizen gelden er doorgaans beperkingen met betrekking tot het aantal stuks, gewicht en afmetingen van de bagage. Meestal mag men één koffer of tas en/of één stuk handbagage meenemen. Vraag KILROY welke regels voor uw specifieke reis gelden. De verantwoordelijkheid voor het voldoen aan de bagageregels van de vervoerder ligt bij de individuele deelnemer. KILROY is niet aansprakelijk voor beschadigde bagage, en het verdient aanbeveling een reisverzekering met bagagedekking te nemen. Vraag KILROY naar prijzen en voorwaarden. In geval van niet aangekomen bagage na een vliegreis dient altijd direct, voor het verlaten van de luchthaven, een Property Irregularity Report (PIR) ingevuld te worden bij de betreffende luchtvaartmaatschappij.

Reizigers die illegale voorwerpen in hun bagage meenemen, lopen het risico uitgesloten te worden van de reis. In dat geval is de verdere reis voor eigen rekening en dient de reiziger de kosten hiervoor zelf te betalen.

15. Bagage en bagageverzekering.
Voor bus- en vliegreizen gelden er doorgaans beperkingen met betrekking tot het aantal stuks, gewicht en afmetingen van de bagage. Meestal mag men één koffer of tas en/of één stuk handbagage meenemen. Vraag KILROY welke regels voor uw specifieke reis gelden. De verantwoordelijkheid voor het voldoen aan de bagageregels van de vervoerder ligt bij de individuele deelnemer. KILROY is niet aansprakelijk voor beschadigde bagage, en het verdient aanbeveling een reisverzekering met bagagedekking te nemen. Vraag KILROY naar prijzen en voorwaarden. In geval van niet aangekomen bagage na een vliegreis dient altijd direct, voor het verlaten van de luchthaven, een Property Irregularity Report (PIR) ingevuld te worden bij de betreffende luchtvaartmaatschappij. Reizigers die illegale voorwerpen in hun bagage meenemen, lopen het risico uitgesloten te worden van de reis. In dat geval is de verdere reis voor eigen rekening en dient de reiziger de kosten hiervoor zelf te betalen.

16. Lid van Algemene Nederlandse Vereniging van Reisbureaus (ANVR).
KILROY is lid van de Algemene Nederlandse Vereniging van Reisbureaus (ANVR), een branchevereniging die die kwaliteit van haar aangesloten reisorganisaties waarborgt, door te controleren op eerlijke voorwaarden, financiële zekerheid, veiligheid, en een goede klachtenafhandeling.

Contact